OpenERP 员工报销业务处理详解

江源东

                                                                                员工差旅费等的报销，起始于员工提出报销单，终止于员工收到报销款项。整个业务涉及的典型处理流程如下：
1）员工提交报销单，例如报销客户访问Taxi费100元。
2）主管审批报销单（主管的审批点主要是确认报销事项的真实性）
3）人事（有的公司是财务）审批报销单（此步骤审批主要是确认报销事项符合公司政策，例如没有超出公司规定的金额范围，不是假发票,等等）
4）财务（出纳）付款（此步骤，有的公司是直接支付现金，有的公司是打款到工资卡上）

    报销流程包括两大业务处理，一个是审批过程，一个是财务处理过程。审批过程是：员工 -> 主管 -> 人事。财务处理过程是：报销涉及的票据的会计记账，出纳付款。
    在OpenERP中，为了处理审批过程和财务过程，需要作如下一些配置：
    1） 员工信息
    OpenERP中员工信息的设置相当复杂。在OpenERP中，员工是一个相当复杂的复合角色：a) 员工是人，因此具有姓名、出生年月、身份证号码、家庭住址等人员信息；b) 员工是一个系统用户(User)，他需要登录OpenERP系统完成一些操作，作为系统用户，员工需要用户ID，密码等，最重要的是，他要拥有合适的系统访问权限；c) 员工是一名雇员，作为雇员，具有工资结构、入司年月、职位、部门等信息；d) 员工是一个和公司发生交易的Partner，他为公司干活，公司报销他必要的费用，付与必要的工资；e) 员工向公司销售个人劳动力，因此，和其劳动力对应，需要为员工设置对应的产品。
    对应着员工的五重角色，OpenERP中为每个员工需要设置五个业务对象：a) 在Setting中设置员工对应的User，赋予适当访问权限；b) 在Patner中设置员工对应的Partner；c) HR的Eployee中设置员工身份证等个人信息；d) HR的Contracts中设置工资等雇员信息；e) 劳动力产品，该产品是Service类型，以时间为单位，有成本价和销售价，根据员工填写的日报(Timesheet)，系统根据该成本价和销售价计算员工工作的成本和价值。
   
    2） 职位信息
    和职位相关的信息有，a) 部门、部门结构、部门主管、职位（Job Position）。
    3) 其他信息
    报销产品：在OpenERP中，报销100元Taxi费用，相当于是公司向员工采购了100元产品“Taxi费用”。为了更精细的区分报销事项，也为了报销的财务记账更清楚，需要为各种报销事项设置对应的产品，如 加班餐费补贴、出差交通费、出差旅馆费、办公用品等等。
    会计科目：报销事项，相当于是公司向员工采购产品，因此，需要在员工对应的Partner中恰当设置应收应付科目，在报销产品（如加班餐费）中恰当设置收入科目和成本科目。

    上述各项基础数据设置好以后，报销过程的处理如下：员工登录系统，在HR的Expense中提交报销单（填写事项说明、报销产品、数量、金额、发票号等信息）；主管登录审批报销单；人事（或财务）登录审批报销单，此时，系统自动生成一张采购发票（Supplier Invoice），该Invoice上，员工对应的Partner是Supplier、报销产品是员工销售给公司的产品；财务确认Invoice，此时系统自动生成应付账款的会计凭证；出纳支付费用，此时系统自动生成付款会计凭证并核销之前的应付会计凭证。

    至此，整个报销事务处理完毕。