生产型企业原材料采购及入库的处理

有个男孩他姓张

原材料采购有两种情况，一种是先收货，并按实际收货数量付款；一种是先付款，对方再发货。对于国内的供应商，通常都采用前者处理，但有些进口原材料，对方会要求先付款，或者预付部分款额，对方才会发货。两种情况在OpenERP中的处理方法有所不同。

一、先收货再付款

一般来说，仓库入库数量及财务付款金额都应该以采购单上的数量及金额为准。但实际中，由于下面一些常见原因，仓库入库数量及付款金额不同于采购单的现象经常发生：a) 质检不过关，实际入库数量少于采购数量；b) 质量等级偏低，折价接收；c) 供应商赠品，实际入库数量多于采购数量。

为了处理采购数量及价格不同于入库数量及价格的问题，OpenERP中推荐如下处理：

1）采购下单时候，不要基于采购单生成内部发票(Invoice)，而应该选择基于入库数量开Invoice。系统默认是下单自动生成Invoice。

2）原材料仓库应设置单独的Input Location，系统默认是Input Location等同于Stock Location。采购入库时候，先入库到Input Location，Input Location通过Location Chain关联到Stock Location，这样，原材料进入Input Location的同时，系统会自动产生到Stock Location的库间调拨单。

3）质检后，再将库间调拨单上的数量实际入库。

3.1）如果入库数量低于采购单上的数量，和采购部商量之后，有两种可能的处理：

  a) 要求供应商补足数量

     这种情况，处理调拨单时候，录入实际入库数量，系统会自动将调拨单分拆成两张，一张是已入库数量，另一张是不足数量，等待供应商补充货物之后再次入库。并基于Input Location的接收单开具发票。

  b）按不足量收货入库

     这种情况，要先修改调拨单上的数量为实际数量，再做入库处理。入库完毕后，对Input Location上的接收单做退货处理，退掉不足量部分（不作退货处理，则Input Location上记录的库存数量不正确）。并基于Input Location上的接收单开具发票，此时，由于接收单上的数量多于实际入库数量，系统生成的发票数量不正确，应手动修改发票上的数量。

3.2）如果入库数量多于采购单上的数量，和采购部商量之后，也有三种可能的处理：

  a) 按采购单数量接收

     这种情况，处理调拨单时候，录入实际入库数量，并基于Input Location的接收单开具发票。

  b）作为供应商赠品接收

     这种情况，需要在调拨单上增加一个明细行，其源库位是“采购损益”，目标库位和原来的明细行一样，数量是赠品数量，之后再做入库处理。这样，系统会自动生成赠品的会计凭证：

     借：原材料

     贷：营业费用

    入库完毕后，基于Input Location上的接收单开具发票。

  c）增加货款后接收

     这种情况，要求采购部再开一张采购订单，仓库先按前一张订单数量接收，并开具发票，再按后一张订单接收多出部分，并开具发票。

4）系统自动生成的会计凭证

4.1）仓库处理调拨单时候，系统生成会计凭证如下：

     借：原材料

     贷：在途物资

    如果有赠品，系统另生成凭证如下

     借：原材料

     贷：营业费用

4.2）财务确认采购发票时候，系统生成会计凭证如下：

     借：在途物资

         应交税费 - 增值税(进项税)

     贷：应付账款

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5）原材料相关会计科目的设置

5.1）原材料的Product上的Inventory Valuation为Real Time (automated)，这样入库、出库的时候，系统才会自动生成相应的会计科目。

5.2）原材料的产品分类（Product Category）上，应设置如下：

     Stock Input Account：在途物资

     Stock Valuation Account：原材料

     Expense Account：在途物资

6）仓库相关设置

6.1) 系统自动生成入库、出库会计凭证的原理是：a) 从非Internal的Location移动到Internal的Location，系统自动生成凭证；b) 不同公司的Location间移动时候，不管是不是Internal的Location，总是生成凭证；c) 生成凭证时候，借目标Location的Stock Valuation Account (Incoming) ，贷源Location的Stock Valuation Account (Outgoing)，如果Location上没有设置，则取Product上的Stock Input Account、Stock Valuation Account和Stock Output Account

6.2）增加一个Input Location，其类型为Inventory，作为系统默认仓库的Input Location，并通过Location Chain关联到默认仓库的Stock Location。Input Location上设置会计科目：

    Stock Valuation Account (Incoming)：在途物资

    Stock Valuation Account (Outgoing)：在途物资

6.3）增加一个“采购损溢”Location，其类型为Inventory，作为供应商赠品入库的源库位，“采购损溢”库位上设置会计科目：

    Stock Valuation Account (Incoming)：营业费用

    Stock Valuation Account (Outgoing)：营业费用

二、先付款对方再发货

这种情况，采购下单时候，需要基于采购订单开具发票，而不是收货入库时候根据收货数量开具发票。

1）采购下单时候，系统自动生成采购发票，财务确认发票时候，系统自动生成如下会计凭证：

     借：在途物资

         应交税费 - 增值税(进项税)

     贷：应付账款

2）仓库到货后，和前面的情况一样，先入质检库（Input Location），再将库间调拨单上的数量实际入库。

2.1）如果入库数量低于采购单上的数量，和采购部商量之后，有两种可能的处理：

  a) 要求供应商补足数量

     这种情况，处理调拨单时候，录入实际入库数量，系统会自动将调拨单分拆成两张，一张是已入库数量，另一张是不足数量，等待供应商补充货物之后再次入库。因为系统在采购下单时候已经开机发票，因而此时不需要再开发票。

  b）按不足量收货入库

     这种情况，要先修改调拨单上的数量为实际数量，再做入库处理。入库完毕后，对Input Location上的接收单做退货处理，退掉不足量部分（不作退货处理，则Input Location上记录的库存数量不正确）。注意，此时的退货动作，需要选择开具退货发票（Invoicing上选择“To be refunded/Invoiced”），因为款项已付，需要供应商退款。

2.2）如果入库数量多于采购单上的数量，和采购部商量之后，也有三种可能的处理：

  a) 按采购单数量接收

     这种情况，处理调拨单时候，录入实际入库数量。

  b）作为供应商赠品接收

     这种情况，需要在调拨单上增加一个明细行，其源库位是“采购损益”，目标库位和原来的明细行一样，数量是赠品数量，之后再做入库处理。这样，系统会自动生成赠品的会计凭证：

     借：原材料

     贷：营业费用

    入库完毕后，基于Input Location上的接收单开具发票。

  c）增加货款后接收

     这种情况，要求采购部再开一张采购订单，并开具发票。仓库先按前一张订单数量接收，再按后一张订单接收多出部分。

3）经上述处理，系统自动生成的会计凭证如下：

3.1）财务确认采购发票时候，系统生成会计凭证如下：

     借：在途物资

         应交税费 - 增值税(进项税)

     贷：应付账款

3.2）仓库处理调拨单时候，系统生成会计凭证如下：

     借：原材料

     贷：在途物资

    如果有赠品，系统另生成凭证如下

     借：原材料

     贷：营业费用

    如果有退货，系统自动生成退货发票，财务确认退货发票时候，系统生成凭证如下：

     借：应付账款

     贷：在途物资

         应交税费 - 增值税(进项税)

4）预付款的处理

如果供应商不要求全额付款，预付部分款项即可。这个可以通过设置采购单上的Payment Term实现。